DISCIPLINA ED ORGANIZZAZIONE DELLO SPORTELLO ASCOLTO ICE-Agenzia

Presso il CUG - Comitato Unico di Garanzia di ICE-Agenzia è istituito lo Sportello Ascolto fornito di una Casella di posta elettronica la cui gestione è riservata ai soli membri dello Sportello Ascolto. sportelloascolto@ice.it

Normativa di riferimento

Direttiva 4 marzo 2011: Linee guida sulle modalità di funzionamento dei "Comitati Unici di Garanzia per le pari opportunità la valorizzazione del benessere di chi lavora e contro le discriminazioni"; L.n.183 del 4 novembre 2010 recante “Semplificazioni e razionalizzazioni in tema di pari opportunità”.

Ambito di applicazione

L'utilizzo dello Sportello Ascolto, si estende oltre che ai dipendenti a tempo indeterminato della Sede e dell'ufficio di Milano, anche al personale che a vario titolo lavora in tali sedi, sulla base delle modalità di seguito descritte.

1 Finalità dello Sportello Ascolto

  • Aiutare i lavoratori che vivono un disagio o discriminazione all'interno del proprio ambiente di lavoro.
  • Accompagnare chi si rivolge allo sportello ad acquisire maggiore consapevolezza del proprio contesto lavorativo e, rispetto alle criticità, accompagnare l’utente ad operare una scelta responsabile e consapevole nell'ambito delle relazioni nelle quali è coinvolto.
  • Prevenire, con opportuni suggerimenti rivolti all’Amministrazione e al lavoratore, forme di conflitto o di fraintendimento tra le persone nella prospettiva di evitare conseguenze ancora più pesanti
  • Facilitare, ove possibile e per quanto possibile, l'incontro tra persone.

2 Attività dello Sportello Ascolto

  • Fornire informazioni e orientamento a chi si ritiene esposto ad episodi di disagio lavorativo, molestie, mobbing, molestie sessuali, disagio dovuto a comportamenti scorretti, atteggiamenti discriminatori e persecutori, situazioni di ansia, violenza ecc., che abbiano origine o attinenza con le dinamiche lavorative.
  • Assicurare un ascolto attento e riservato illustrando procedure formali ed informali di tutela a chi si ritiene vittima di ripetuti episodi come quelli sopra descritti.
  • Riferire direttamente al Presidente del Comitato (Presidente) il quale svolge le sue funzioni di coordinamento e di controllo.
  • Collaborare con il Comitato alle iniziative finalizzate a favorire e tutelare un ambiente di lavoro equo, rispettoso e sereno.

3 Eventuali ulteriori attività dello Sportello Ascolto

Lo Sportello Ascolto, d’intesa con il Comitato, supporta l’Amministrazione nella progettazione e nella programmazione di attività formative rivolte ai lavoratori dell’ICE – Agenzia, nell’ambito delle materie di competenza.

Sulla base dell’esperienza maturata, lo Sportello Ascolto può organizzare, d’accordo con l’Amministrazione, incontri monotematici con il personale degli uffici ove si siano riscontrate situazioni “a rischio”. Tali incontri sono finalizzati all’approfondimento delle relazioni funzionali nelle realtà lavorative, nonché all’individuazione di strumenti per il miglioramento dell’organizzazione e dei rapporti interpersonali.

Promuove presso l’Amministrazione, in collaborazione con il Comitato, iniziative volte al monitoraggio costante dei livelli di stress occupazionale al fine di tutelare la salute psicofisica dei lavoratori.

4 Composizione dello sportello

  • Lo Sportello si compone di 4 incaricati tra i membri del Comitato, 2 titolari e 2 supplenti (rispettivamente scelti tra i nominati dell'amministrazione e tra i nominati di parte sindacale). Gli incaricati sono eletti a maggioranza semplice con voto segreto da parte del Comitato su nominativi proposti dal Presidente.
  • I candidati saranno scelti sulla base di comprovate caratteristiche personali di riservatezza, onestà e sincerità e sulla base di una evidente predisposizione a prendere in considerazione punti di vista alternativi, ad interagire con le persone, con tatto ed equilibrio, percettivi rispetto alle situazioni e capaci di comprenderle.
  • I componenti dello sportello rimangono in carica per 2 anni con incarico rinnovabile solo 1 volta.
  • I componenti devono sottoscrivere un impegno alla riservatezza. Per la sua attività, lo sportello può avvalersi di un Consigliere di Fiducia (Consigliere) e di una figura di lunga e comprovata esperienza nel settore delle problematiche in ambiente di lavoro, individuato e proposto dal CUG nell'ambito di figure professionali di counseling.

5 Contatti tra utente e sportello

  • Ogni iniziativa intrapresa a favore delle/degli utenti si svolgerà con le massime garanzie di tutela della loro privacy nel rispetto delle norme contenute nel Codice per la protezione dei dati personali (decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e ss.mm.ii) e soprattutto previo consenso.
  • La/il dipendente che desideri informazioni o generare un contatto con lo sportello per riportare ripetute o molto gravi situazioni personali, o di cui è testimone, relative a molestie, disagio, discriminazione riconducibili alla situazione lavorativa, deve farlo inviando la richiesta all’indirizzo sportelloascolto@ice.it. Solo il contatto via mail avvia la procedura che potrà limitarsi a fornire informazioni oppure dare seguito al servizio ascolto.
  • Potranno leggere le mail solo il Presidente del CUG, gli incaricati dello Sportello e l'eventuale Consigliere di fiducia e il counselor. Contatti successivi con la/il dipendente potranno avvenire secondo accordi. Gli incontri si terrano esclusivamente nell’ufficio dello Sportello destinato allo scopo ed alla presenza di almeno tre degli incaricati dello Sportello.
  • Ricevuta la mail, i titolari dello Sportello contattano l’utente nel più breve tempo possibile (ponendo in conoscenza il Presidente del CUG ed il counselor) per fornire indicazioni generali e/o dare l’avvio formale alla procedura di ascolto. I titolari dello Sportello si accorderanno sulle modalità di conduzione dell'incontro con l'utente.
  • Al fine di inquadrare la figura e le problematiche denunciate sarà inviata all’utente, e compilata dal medesimo, una scheda standard, estremamente riservata, ad uso esclusivo degli incaricati dello sportello (in allegato).

6 Modalità di funzionamento del servizio ascolto

  • Nel caso di approfondimento, l'utente è invitato a presentare la documentazione in suo possesso riguardante gli episodi denunciati, accompagnata da una relazione, sintetica e circostanziata, con l’indicazione di eventuali testimoni presenti ai fatti, ed esente da considerazioni o giudizi strettamente personali.
  • Una volta compilata la scheda da parte dell’utente, potrà avvenire il primo incontro finalizzato al vero e proprio ascolto. Al termine dell’incontro i componenti dello Sportello valuteranno se concludere il caso, fornendo una risposta esaustiva all’utente, oppure se procedere ad un ulteriore incontro di approfondimento con l’utente.
  • La trattazione del caso avverrà nel rispetto della riservatezza personale, delle norme contenute nel Codice per la protezione dei dati personali (decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e ss.mm.ii), sulla base dell’art. 3 del Regolamento CUG e nei limiti della sfera di intervento individuata; una dichiarazione di consenso al trattamento dei dati dovrà essere sottoscritta dall’utente (consenso informato).
  • L'utente si impegnerà a non prendere nessuna decisione, a salvaguardia della sua situazione, senza informare tempestivamente lo Sportello che, in tal caso, si riserva il diritto di proseguire la procedura o di archiviare il caso.
  • I dati raccolti andranno esaminati, verificati e confrontati in tempi brevi tra gli incaricati allo Sportello e il counselor. Al temine di tali verifiche avrà luogo, se necessario, un nuovo incontro condividendo con l'utente il da farsi.
  • Lo Sportello non prenderà nessuna iniziativa se non concordata e sottoscritta con l’utente. In mancanza di tale approvazione il caso si riterrà chiuso e archiviato.

7 Rapporti tra lo Sportello e il Comitato

  • Lo Sportello informa e tiene aggiornato periodicamente il Comitato (CUG) fornendo una casistica sulla fenomenologia dei casi affrontati e relativa consistenza, al fine di individuare possibili interventi nella più ampia finalità di promozione del benessere organizzativo.
  • Lo Sportello presenta al Comitato una volta l’anno una relazione su quanto rilevato, esponendo le caratteristiche delle situazioni più rilevanti ed il numero dei casi affrontati e risolti.
  • Non rientra nei compiti del Comitato analizzare singole denunce e/o segnalazioni anche se sottoposte a membri del Comitato direttamente dall’utente.

8 Procedure circa le segnalazioni e richieste di intervento

  • Lo Sportello, accertati i fatti e le responsabilità, verifica assieme al Presidente la possibilità di raggiungere una mediazione conciliativa nell'ambito dell'unità di appartenenza, informato il dirigente. In accordo con l’utente, il Presidente, se il caso, può informare dell’accaduto la DP che può agevolare un tentativo di mediazione.
  • L’utente in alternativa potrà avvalersi in qualsiasi momento di ogni forma di tutela prevista dalla normativa, di questo però dovrà informare tempestivamente lo Sportello. Lo Sportello dinanzi a decisioni prese dall’utente a sua insaputa, o quantomeno non concordate, potrà chiudere il caso con l’archiviazione.

Alla chiusura del caso, lo Sportello potrà, in accordo con l’utente, monitorare periodicamente la situazione.

9 Risorse per lo sportello

  • Per lo svolgimento della propria attività lo Sportello si avvarrà di un locale appositamente riservato idotato di una scrivania, un numero sufficiente di sedie, un armadio di sicurezza, un computer e un collegamento internet.
  • La documentazione riguardante l’utente sarà conservata nell’ armadio di cui al punto precedente.
  • La documentazione dei casi trattati, dopo la loro chiusura, sarà conservata per 5 anni e successivamente distrutta.

Le riunioni tra il counselor e gli incaricati allo Sportello avranno una cadenza quindicinale e in ogni caso avverranno con la frequenza legata ai casi aperti.

10 Responsabili del trattamento dei dati

  • Ai fini della presente disciplina, è responsabile del trattamento dei dati personali il Presidente del CUG.
  • Ai fini della presente disciplina
  • Ai fini della presente disciplina sono incaricati del trattamento dei dati personali: il personale incaricato dello Sportello; il Consigliere e il Direttore del Personale. Le informazioni ed i documenti assunti dal Comitato nel corso dei suoi lavori saranno utilizzati nel rispetto delle norme contenute nel Codice per la protezione dei dati personali (decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e ss.mm.ii).

Approvato dal CUG in data 8 maggio 2015

PRESENTAZIONE CUG ICE-AGENZIA

Il CUG ­ Comitato Unico di Garanzia per le pari opportunità, la valorizzazione del benessere di chi lavora e contro le discriminazioni ­ è stato costituito presso l’ex I.C.E. il 31 marzo 2011 con Delibera del Presidente n.11/11, successivamente ratificata dal CdA, in attuazione dell’art. 21 della legge 4 novembre 2010 n. 183 e delle “Linee Guida sulle modalità di funzionamento dei Comitati Unici di Garanzia” emanate con Direttiva della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 4 marzo 2011. Il CUG ha assunto, unificandole, tutte le funzioni che la legge, i contratti collettivi e altre disposizioni attribuivano ai Comitati per le Pari Opportunità e ai Comitati paritetici sul fenomeno del mobbing da tempo operanti nella Pubblica Amministrazione. Dopo la costituzione dell’ICE-­Agenzia è stato istituito il CUG dell'Agenzia con determina del Direttore Generale n.077 del 26.02.2013, ai sensi dell’art.57 del D.lgs. 165/2001, modificato dall’art. 21 della Legge 4 novembre 2010 n.183. Al termine dei quattro anni di operatività, 2013­2017, come previsto dall'art. 21 della Legge 183/2010, il CUG è stato rinnovato con determinazione del Direttore Generale n.030/17 del 03/03/2017. Il Comitato Unico di Garanzia è un organismo paritetico, composto da componenti in rappresentanza dell'Amministrazione e da un pari numero di componenti in rappresentanza delle Organizzazioni Sindacali più rappresentative nell’Amministrazione. E’ costituito da 10 componenti effettivi (5 di parte sindacale e 5 di parte dell’Amministrazione) e da 10 supplenti, ugualmente suddivisi; da un Presidente, da un Vice Presidente (nominato tra i membri del CUG) e da un Segretario. Il CUG esercita compiti propositivi, consultivi e di verifica nell’ambito delle competenze allo stesso demandate dalla legge, al fine di contribuire all’ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico ed al miglioramento dell’efficienza delle prestazioni collegate alla garanzia di un ambiente di lavoro improntato al benessere organizzativo e all’assenza di ogni forma di discriminazione, dovute non soltanto al genere, ma anche all’età, alla disabilità, alle responsabilità familiari, all’origine etnica, alla lingua, all’orientamento sessuale o politico, alla religione. Il CUG opera sulla base del proprio Regolamento, approvato nella seduta del 14 marzo 2013. Dal 2015 è operativo presso il CUG lo “Sportello Ascolto” , con la finalità di: aiutare i lavoratori che vivono un disagio o discriminazione all'interno del proprio ambiente di lavoro; accompagnare chi si rivolge allo sportello ad acquisire maggiore consapevolezza del proprio contesto lavorativo e, rispetto alle criticità, accompagnare l’utente ad operare una scelta responsabile e consapevole nell'ambito delle relazioni nelle quali è coinvolto, prevenire, con opportuni suggerimenti rivolti all’Amministrazione e al lavoratore, forme di conflitto o di fraintendimento tra le persone nella prospettiva di evitare conseguenze ancora più pesanti, facilitare, ove possibile e per quanto possibile, l'incontro tra persone.